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Soluções GED

A definição mais comum para GED seria um conjunto de tecnologias e métodos para o gerenciamento de documentos nas mais diversas mídias e suportes como: papel, microformas, discos ópticos, discos e fitas magnética, etc.

Por documentos, podemos entender qualquer informação ou conteúdo relevante em qualquer mídia ou formato.

Para melhor entendermos o cenário atual é fundamental acompanhar a evolução do homem e sua relação com documentos, informações e processos.

Os primeiros registros gerados pelo homem remontam há 40 mil anos atrás. Naquela época, o homem primitivo buscava atender a duas necessidades básicas de sobrevivência: alimentação e proteção contra as adversidades de clima.

Para isso, desenvolveu ferramentas e técnicas de caça para sua alimentação como para sua proteção, como ilustrado abaixo.

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E não só desenvolveu como também documentou informações altamente relevantes, ou seja, seu "processo" de caça em uma "mídia", no caso paredes de cavernas.

Este pode ser considerado o primeiro sistema de gerenciamento de documentos e processos que se tem notícia. E porque não o primeiro KM da historia do homem.

Com o passar do tempo, a mídia evoluiu de cavernas para pedra, nosso primeiro tablete (mobilidade e distribuição), depois para madeira, couro e finalmente o papiro e na sequência, o papel.

Os processos também evoluíram e da mesma forma, foram documentados e passados de geração para geração, permitindo uma evolução do homem. Ou seja, deixamos de reinventar a roda para inventar a carroça e os carros como conhecemos nos dias de hoje.

O que podemos afirmar é que sem a gestão documental, base para a documentação e disseminação de conhecimento e dos processos de "negócio", a evolução poderia não acontecer ou ocorrer de forma muito lenta.

Em 1496, surge a imprensa, cujo efeito podemos comparar com a internet. Ou seja, informações e conhecimentos são disseminados de forma muito mais rápida e em maior volume.

No começo do século XX, Henry Ford inova o processo produtivo de carros. A linha de montagem do Ford T viabiliza custos menores, permitindo o maior  acesso a tecnologia automotiva.

Em 1946 é inventado o primeiro computador - ENIAC. Entramos na era digital e não paramos mais de gerar mais e mais informações e ao mesmo tempo inovar e melhorar nossos processos de negócios. A tecnologia digital traz consigo gestão eletrônica de documentos.

É a tecnologia, como sempre, suportando e permitindo uma velocidade na evolução de forma exponencial. A lei de Moore ilustra bem isso.

Soluções de Gestão Eletrônica de Documentos têm acompanhado toda esta evolução e consequente maior complexidade e volumes estratosféricos de conteúdos e informações em qualquer mídia.

A Gestão Eletrônica de Documentos passa então a incluir os seguintes tópicos:

Records Management: cuida essencialmente do suporte/mídia e tempo de retenção - TTD

Document Management: cuida do ciclo de criação e revisão de documentos: controle de versionamento, cheque in cheque out.

COM/COLD: Relatórios corporativos em mídia microficha/laser disc.

Workflow: cuida da utilização dos documentos nos processos de negócios, permitindo maior controle, rastreabilidade e automação de processos.

Document Imaging: Microfilmagem/Digitalização de documentos.

Como evolução natural do GED, surge o ECM - Enterprise Content Management, que agrega todo o conteúdo WEB, a Colaboração, Digital Rights Management, Digital Assets Management, entre outros.

Workflow ganha uma nova dimensão com BPMS - Business Process Management Systems. COLD evolui para ERM - Enterprise Report Management.

A equipe da CNC Solutions, por meio do GED, podem auxiliar sua empresa a controlar, de forma mais otimizada, toda a documentação empresarial. Em nossa análise técnica avaliamos principalmente os seguintes pontos:

- Captura: inclusão de dados e documentos no sistema (físicos ou eletrônicos)
- Armazenamento: o conteúdo é guardado para ser utilizado em situações futuras
- Gerenciamento: controle, acesso e manipulação de documentos
- Distribuição: ferramentas de buscas, ambientes de disponibilização e visualização de documentos
- Preservação: opções de armazenamento em longo prazo a partir de técnicas que asseguram a integridade das informações.

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